Подразделения передают документы в архив организации с помощью специальной описи. Фактически она представляет собой акт приема-передачи, но имеет особую форму. В статье узнаем, где ее найти, как адаптировать и утвердить.

ОПИСЬ СОСТАВЛЕНА ПО ПРАВИЛАМ

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов) говорят о передаче документов на хранение в архив организации следующее:

Из приведенного фрагмента можно сделать следующие выводы:

1. Существует форма сдаточной описи, утвержденная Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, - приложение № 23 (для документов на бумажном носителе) и приложение № 24 (для электронных дел).

2. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельные описи. Дела по личному составу включаются в опись дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Третья опись составляется на дела с меньшими сроками хранения, но тоже передаваемые в архив. То же касается и электронных документов: составляются отдельные описи на дела с разными сроками хранения.

Форма описи

Рассмотрим пример заполненной формы описи для передачи документов (на бумажном носителе) (Пример 1).

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

В данной статье мы подробно обсудим процесс передачи дел в архив предприятия. Первоочередными являются сразу два вопроса: какие документы необходимо будет подготовить, и за какой период времени.

Какие категории документов передаются в архив

Как правило, в архив компании передают документ с постоянным хранением, а также со сроком хранения более 10 лет. Что касается последних, то речь идет, прежде всего, о документах по личному составу.

Дела со сроком хранения менее 10 лет обычно не передаются в архив, а остаются в подразделениях, где они были заведены, до того момента, когда истечет срок их хранения, и практическая надобность в них отпадет. Однако в некоторых случаях такие документы могут быть переданы в архив по решению руководства, например, если в отделе отсутствует место для их хранения. По завершении хранения можно , которые имеют временные сроки хранения.

Дела за какой период подлежат передаче в архив

В соответствии с правилами документы необходимо сдавать в архив не позднее, чем через три года, после того как завершено их делопроизводство. То есть, передача дела в архив может быть оформлена даже спустя год. Однако такая спешка не всегда бывает рациональна, так как относительно новые документы еще могут пригодиться для текущего делопроизводства. Поэтому придется совершать лишние действия для запроса таких документов из архива.

График приема-передачи дел

Действующие требования гласят, что дела передаются в архив в соответствии с графиком. График может быть составлен в произвольной форме, и по нему должно быть ясно, каким структурным подразделением (или даже конкретным исполнителем) и в какие сроки будет производиться передача документации в архив.

Не стоит указывать конкретную дату приема-передачи документов, лучше всего дать более широкий период времени, например, целый месяц. Ведь может получиться, что именно в установленную для приема-передачи дел в архив дату произойдет аврал, а при наличии расширенных сроков вы получите некоторое временное пространство для проведения маневров.

График должен составляться сотрудником, ответственным за архив, а согласование проводится с руководителями подразделений, которые должны будут передавать свои документы. После этого график должен быть утвержден руководителем организации. Также допускается, чтобы график утверждал руководитель службы делопроизводства, которому подчиняется и архив.

Порядок передачи дел в архив

Результатом становятся дела, которые отбирают для приема-передачи, а затем включают их в установленную форму сдаточной описи (образец мы приведем чуть позже).

Проще говоря, в номенклатуре дел должны быть отмечены дела, имеющие постоянные и долговременные сроки хранения (в том числе и дела по личному составу), после чего в график вносят сведения о сроках передачи документации в архив, а также об участниках этого процесса. График составляется заранее на предстоящий год.

В процессе подготовки дел к архивированию, есть смысл спросить у исполнителей, имеются ли в подразделении другие дела тех же категорий. Поскольку в течение года могли быть заведены дела, о которых не известно службе делопроизводства (а значит, их нет и в номенклатуре). Подобные дела также должны быть включены в сдаточную опись.

Если будет выявлено, что то или иное дело отсутствует, то у службы делопроизводства есть право запросить справку о причинах такой ситуации.

Обычно в процессе подготовки документов к архивированию структурные подразделения предприятия одновременно с этим осуществляют контроль и корректности их оформления. Это относится не только к делам, которые готовят к передачу в архив, но также и к тем, которые пока находятся в текущем делопроизводстве. Если накопилось большое количество дел, то их проверяют выборочно, чтобы на основании выборки получить представление о том, насколько грамотно осуществляется делопроизводство в том или ином отделе. При необходимости специалист архива может сообщить коллегам свои рекомендации по устранению ошибок и улучшению оформления.

После того как документы уже сданы в архив, осуществляют их научно-техническую обработку, которая включает также их прошивку в твердую обложку. Обычно параллельно производят переформирование, в результате которого дела заново в соответствии с нормативными требованиями. Это делается в случае, если в текущем делопроизводстве были допущены ошибки или отступления от правил.

Нормативные требования доступны для понимания, однако специалисты различных подразделений предприятия обычно допускают много ошибок при оформлении дел. Поэтому обработчику впоследствии приходится все переделывать. В таких случаях этому сотруднику гораздо легче сделать все заново в соответствии с нормативными требованиями, чем стараться исправить существующее дело.

В связи с этим в процессе подготовки дел к архивированию важнейшей задачей сотрудников отделов является проверка полноты отражении . В переделке обложки нет необходимости, особенно если она была корректно оформлена еще в момент заведения дела. Достаточно проверить, чтобы обложки дел содержали всю необходимую информацию, в случае ее отсутствия необходимо будет дополнить ее. Это необходимо для того, чтобы избежать лишних действий в процессе обработки и прошивки дел, а также, чтобы сотрудникам, производящим эту операцию, было проще разобраться во всех документах.

После включения всех намеченных дел с постоянным и долговременным сроком хранения в сдаточную опись, документы необходимо передать в помещение архива. С полезными сведениями о вы можете ознакомиться в отдельной публикации, там вы также найдете образец и порядок заполнения данной описи. Если было решено отправить в архив дела со сроком хранения до 10 лет, то их передачу можно осуществлять без составления описей. Учет в данном случае можно вести по номенклатуре дел.

После того как документы уже сданы в архив, осуществляют их научно-техническую обработку, которая включает также их прошивку в твердую обложку. Обычно параллельно производят переформирование, в результате которого дела заново оформляются в соответствии с нормативными требованиями. Это делается в случае, если в текущем делопроизводстве были допущены ошибки или отступления от правил. Нормативные требования доступны для понимания, однако специалисты различных подразделений предприятия обычно допускают много ошибок при оформлении дел. Поэтому обработчику впоследствии приходится все переделывать. В таких случаях этому сотруднику гораздо легче сделать все заново в соответствии с нормативными требованиями, чем стараться исправить существующее дело.

Передаем дела в архив по всем правилам

Внимание

Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014) ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В дело подшито и пронумеровано (цифрами и прописью) листов, в том числе: литерные листы: пропущенные номера: +листов внутренней описи: Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 (наименование должности работника структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи) « » 20 г. (наименование должности работника службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) « » 20 г. Приведенная инструкция является универсальной и может быть трансформирована любой организацией под ее собственные нужды.

Положения инструкции, отступающие от норм, предписываемых Основными правилами Пункт 2.2. инструкции содержит информацию о том, что в архив попадают дела со сроками хранения от пяти лет.

План работы архива на год

Важно

Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре).

Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись. Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах. И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления.

И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе.

Форма графика приема дел в архив организации

Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

• количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
• количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.
Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер.

Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу.

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Сотрудник архива принимает каждое дело, при этом на двух экземплярах описи ставится пометка о наличии дела. После сверки дел внизу описи документируется число принятых в архив по факту дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, подписи сотрудника архива и организации.

Нюансы процедуры уничтожения документов Утилизации подлежит документация временного срока хранения до 10 лет при условии истечения указанного периода. Основанием для уничтожения является решение экспертной комиссии, которое зафиксировано в протоколе. Внесение документов, подлежащих утилизации, осуществляется в специальную форму - Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем присутствуют такие графы, как индексы, заголовки дел, сроки хранения и крайние даты.

Передача дел в архив организации

Во-первых, большинство негосударственных организаций не являются источниками комплектования государственных архивов, и в плане хранения документов «варятся в собственному соку», соприкасаясь с госархивами, например, только при передаче документов по личному составу при ликвидации организации. Поэтому из форм документов могут быть исключены такие реквизиты, как: отметка об утверждении описей дел по личному составу ЭПК в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 2 Инструкции).

Во-вторых, те же негосударственные компании зачастую не могут позволить себе хранить дела в подразделениях в течение 10 лет и более. Некоторые отделы компании передают в архив входящие документы сразу после того, как они снимаются с контроля просто потому, что в канцелярии или в приемной нет места для их хранения.

Помещено в тему: Архивное дело Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы. Какие категории документов передают в архивОбычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

График передачи дел в архив организации

При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества.

1. Комплектование и оформление дел и документов для передачи в архив
   1. Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции:
      1. сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т.д.;
      2. проверку правильности систематизации документов внутри дел;
      3. проверку комплектности дел;
      4. проверку корректности оформления документов, содержащихся в деле (наличие всех необходимых реквизитов, подписей, виз).
   2. Если в деле содержится переписка, документы группируются по хронологии или по принципу «запрос-ответ».

3. оперативное хранение документов

На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив.

Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях - два месяца). Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года.
При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов. Порядок формирования архивных дел Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам.

Сдача документов в архив

Выполнение работ:

• санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
• снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
• контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах.

Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Введение

В письменной экзаменационной работе была рассмотрена тема "Правила оформления документации при передаче дел в архив". Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Основным нормативным документом определяющим и регламентирующим организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях является Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения (ведомственный архив).

Правила оформления документации при передаче дел в архив заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Целью дипломной работы: изучение вопросов, связанных с правилами оформления при передаче дел в архив. В работе особое внимание будет уделено требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций. Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи:

Изучить правила оформления и описания дел.

Проанализировать признаки и критерии ценности документов.

Рассмотреть порядок передачи дел в ведомственный архив.

1. Требования к формированию дел в делопроизводстве

Формирование исполненных документов в дела в организации осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренных в Основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования".

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (на данном этапе - год);

срок хранения и статья по перечню.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: "том 1", "том 2" и т.п.

Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные). При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номер дела, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);

Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке подписывается новое наименование организации или организации - приемка (структурное подразделение), а прежнее заключается в скобки.

Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.

Формирование дел включает в себя:

получение исполненных документов, проверну правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержание соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. В дело помещается по одному экземпляру каждого документу, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть не более 4 см толщиной и содержать не более 250 листов в одном томе;

расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство при работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формирование дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;

переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ - ответ помещался сразу за документом - запросом;

приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документ;

утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;

при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);

дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке

заявителей.

Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагают в хронологическом порядке.

Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа "Corona".

В организациях дела, как правило, формируются децентрализовано. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании службы ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив.

Все изложенные выше требования относятся, прежде всего, к формированию дел традиционным способом.

2. Подготовка дел к архивному хранению

Законные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течении 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерами) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на обратной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и задом ставится новый номер.

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. внутренние описи необходимы также, если заголовки дел раскрывают конкретное содержание документов, например " Приказы директора по основной деятельности". Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы архивов организации. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов в дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования". Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в карточных футлярах (коробках). Вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения),- это твердая карточная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

2.1 Экспертиза ценности документов

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. Важнейшим справочным носителем при работе по экспертизе ценности документов служат утвержденные Росархивом перечни документов.

Существует два вида перечней:

перечни документов с указанием сроков хранения;

перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности проводится при:

составлении номенклатуры дел;

формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

подготовке дел к последующему хранению;

подготовке дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

2 Принципы и критерии ценности документов

Ценность документов определяется по основным принципам историзма, всесторонности и комплексности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями: происхождения, содержания и внешних особенностей документов, юридической силы и физического состояния документов.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемой ей функцией;

время и место образования документа.

К критериям содержания (основного критерия) относятся:

значимость события, отражающего в документе;

вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документов относятся:

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюции;

особенности передачи текста;

особенности материальной основы документа;

особенности физического состояния документа.

Критерий юридической силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают вторые и последующие экземпляры документа (договоры, акты), копии документов об образовании, актов гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильного оформления состава удостоверения.

Критерий физического состояния документа применяется в случаях наличия поврежденных документов, поэтому является вспомогательным.

3 Оформление результатов экспертизы ценности документов в ведомственном архиве

По результатам экспертизы ценности документов в учреждении составляются описи для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые должны быть переданы в ведомственный архив.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечней заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепление их систематизации внутри фонда и учета дел.

Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно:

на дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу и иные однотипные дела;

на дела, состоящие из специфических, характерных только для данного учреждения (организации) документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

служебные ведомственные издания.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо каждое дело вносить в опись под самостоятельным порядковым номером. Присвоение номера описи и систематизация дел структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.

Документы временного (до 10 лет) и с истекшим сроком хранения к 01 января последующего года включаются в акт "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению".

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, на дела всего учреждения. Если в акте дела нескольких структурных подразделениях, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел.

3. Хранение документов в структурных подразделениях

Дела с момента их заведения и до передачи в архив учреждения хранятся в структурных подразделениях.

Местом хранения может быть шкаф, который должен обязательно закрываться, или сейф.

Наиболее простым способом хранения документов является распоряжение дел вертикально на полках шкафа. На корешке каждого дела указывается индекс его по номенклатуре.

Например: АО "Конкорд" 01-02 Договоры 2006

Оформление корешка обложки дела

Последовательность расположения дел должна соответствовать расположению заголовков в номенклатуре. Это обеспечит быстрый поиск нужного дела.

В течение года секретарь (ответственный за ведение дел) выдает исполнителям дела во временное пользование. На место выданного дела помещается карточка-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, лица, которому выдано, даты возращения, росписи в получении и приеме дела.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованиям судебно-следственных органов) такое изъятие возможно с разрешения руководителя предприятия. Вместо документа оставляется заверенная копия и акт о причинах изъятия.

Вынос дел из здания учреждения или передач их в другое структурное подразделение также возможно только с разрешения руководителя.

За сохранность документов в структурном подразделении отвечают лица, ответственные за делопроизводство.

Исполнители хранят только те документы, которые находятся у них на исполнении.

Учреждение по просьбе граждан засвидетельствованные копии с документов, исходящих из данного учреждения согласно законодательству.

Засвидетельствование копий с других документов производится нотариальными конторами.

Не снимают копии с паспорта, военных билетов и т.п. документов.

В случае утери их соответствующие органы в установленном порядке выдают дубликат.

1 Подготовка документов к сдаче в архив организации

Дела, законченные делопроизводством, в течении одного года остаются в структурном подразделении, затем передаются в архив организации.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием или хранение архивных документов в интересах пользователя.

Под тайным архивов понимается архив, о котором не заявлено публично.

Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

В архив организации передают дела для постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководителя учреждения и принимают их в архив по номенклатурам дела.

Для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прежде чем сдать в архив, полностью оформляют:

вносят необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела);

располагают документы внутри дела в определенной последовательности (хронологическом порядке индекса документов);

составляют внутреннюю опись документов.

Листы дела номеруются, кроме листов заверительной подписи и внутренней описи, в правом верхнем углу арабскими цифрами, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если в дело подшиты конверты с вложением, то в начале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле. Заверительная запись составляется на листе формата А4 или специально изготовленном бланке с постоянной информацией.

В журналах, книгах заверение оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Если дело уже подшито, то заверительная подпись приклеивается к внутренней стороне обложки за ее верхнюю часть.

Запрещено составлять заверительную подпись на обороте документов или на самой обложке.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Хранение дела допускается в скоросшивателях, можно не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные подписи не составлять.

3.2 Передача дел в ведомственный архив

Из архива предприятия документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Ведомственный архив принимает на хранение дела:

от канцелярии учреждения или структурного подразделения;

от подчиненных организаций и предприятий, если это установлено

положением об архиве или приказом руководителя учреждения. Их передача производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в ведомственный архив не передают. Они хранятся централизованно в организации или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Дела, выделенные по акту к уничтожению, должны хранится в специально отведенном месте и сдаваться работниками службы делопроизводства организации или ведомственного архива на уничтожение специальным службам. Сдача документов оформляется приемно-сдаточными накладками. Они передаются в ведомственный архив в исключительных случаях по решению руководителя предприятия.

В период подготовки дел к передаче в ведомственный архив сотрудники архива проверяют правильность их оформления, случая с описью. Каждое дело принимается заведующим или специальным сотрудником ведомственного архива в присутствии работников структурного подразделения или организации.

В описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема дел, подписи сотрудника ведомственного архива и представителя организации, передавшего дела.

Вместе с делом в ведомственный архив канцелярией (секретарем) передаются регистрационно-контрольной картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись. Документы, имеющие научное, социально-культурное, историческое, экономическое, художественное или иное культурное значение, могут быть переданы ведомственным архивом на государственное хранение в состав Архивного Фонда Российской Федерации.

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Под Архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

Постановлением Правительства Российской Федерации в 1993 году установлены предельные сроки ведомственного хранения документов Государственного архивного фонда в зависимости от уровня организации и способа фиксации документной информации:

для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, городов Москвы и С.-Петербурга, районных и городских органов представительной власти и органов управления, а также государственных учреждениях, организаций и предприятий областного, краевого подчинения - 10 лет;

для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел - 75 лет;

для научно-технической документации - до утра практической значимости, но не менее 25 лет;

для киножурналов, кинофильмов, звуко- и видеозаписей - до окончания копирования, но не более 3 лет;

для фотодокументов - 3 года;

для записей на машинных носителях - 5 лет.

В течении установленного срока учреждения должны обеспечить учет документов постоянного и долговременного хранения и сохранить их.

Периодически необходимо проводить проверки наличия и состояния дел:

постоянного хранения - 1 раз в 10 лет;

дел с грифом ограничения доступа - раз в 5 лет;

наличия и состояния дел - ежегодно.

Итоги проверок оформляются актами, утвержденными руководителем учреждения (организации).

В архиве могут обращаться организации или граждане о выдаче архивных справок.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий подтверждение об имеющихся в архивных документах сведения, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных документов (№ описи, № дела, № листов).

При отсутствии в архиве документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержится необходимая информация.

Заключение

В данной письменной экзаменационной работе была рассмотрена тема "Правила оформления документации при передаче дел в архив". Таким образом, рассмотрев порядок формирования и оформления документации при подготовке и передаче дел в ведомственный архив, следует отметить следующее. Необходимость выполнения требований к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций и последующая их передача в архив обусловлена следующими причинами.

В первой главе были рассмотрены "Требования к формированию дел в делопроизводстве". При правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Во второй главе определены требования ряда нормативных актов: Основные правила работы ведомственных архивов, Единая государственная система делопроизводства (Основные положения), а также Основные правила работы архивов организаций. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. Таким образом, одной из основных задач делопроизводственной службы является подготовка документов к последующему хранению и использованию.

В третьей главе рассматривается комплекс мероприятий по подготовке дел, который поможет наладить не только текущее хранение документов, учесть количество документов, но и ввести в регулярное русло работу по формированию архива. Из авральной работы порядок формирования дел может стать ежегодной достаточно легко выполнимой операцией.

Лишь при правильно организованной системе хранения возможен быстрый и качественный поиск необходимых документов.

Список литературы

1. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования: учеб. пособие для сред. проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.

Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: учеб. пособие / И.Ю. Андропова, Н.В. Макарова. - изд. 2-е., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2009. - 64 с.

Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. изд. 3-е., доп. и перераб. - СПб.: Питер, 2010. 256 с.

Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Практикум: учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. изд. 3-е., стер.- М: Издательский центр "Академия", 2012. - 160 с.

Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие для учащихся учреждений нач. проф. образования / А.В. Пшенко, Е.А. Степанов. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - 272 с.

6. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. - изд. 10-е., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2012 - 224 с.

7. Салазкина Л.П. Документирование управленческой деятельности учреждений социально-культурной сферы. Текст документов [текст]: учебное пособие / Л.П. Салазкина - изд. 3-е. Кемерово: Кузбассвузиздат, 2008. - 261 с.

Приложение 1

Форма заверительного листа

Заверительный лист дела № ___________________ 10.10.2006 В деле подшито и пронумеровано ________________________________ листа(ов) (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы ___________________________________________ ; пропущенные номера ___________________________________________________ + листов внутренней описи ______________________________________________ Должность Подпись И.О.Ф.

Приложение 2

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации

(наименование организации)

_____________________________________________________________

(наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации)

Подпись расшифровка

Печать подписи

_____________________________________________________________

наименование раздела

№ п/пИндекс дела (тома, части)Заголовок дела (тома, части)Дата дела (тома, части)Кол-во листов в деле (томе, части)Срок хранения дела (тома, части)Примечание1234567

В данную опись внесено ________________ дел с № _______________

(цифрами и прописью)

по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

Составителя описи подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка Подпись ДатаОДОБРЕНО Протокол ЭК структурного подразделения от ________ № _______

Передал _______________________________ дел

(цифрами и прописью)

в ________________________ регистрационно-контрольных

(цифрами и прописью) карточек к документам

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения

(общественной организации) подпись расшифровка

Принял ______________________ дел и ___________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника

ведомственного архива подпись расшифровка

Приложение 3

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №___________________

№ п/пИндекс документаДата документаЗаголовок документаНомера листов делаПримечание 123456делопроизводство документ архив хранение

Итого документов _________________________________________

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела подпись расшифровка

Отзыв о выполнении письменной экзаменационной работы

Обучающейся: Перминовой Анастасии Николаевны

ГБОУ СПО "Ленинск-Кузнецкий политехнический техникум" Группа №ДОУ 12-1

Специальность СПО: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведения

Специальность ОК: Документационное обеспечение управления и архивоведения

Тема задания: Правила оформления документации при передаче дел в архив

Общая характеристика письменной экзаменационной работы_______

Соответствие заданию по объему и степени разработки основных разделов письменной экзаменационной работы__________________________

Положительные стороны работы_______________________________

Недостатки в пояснительной записке и ее оформления____________

Характеристика графической (творческой) части работы___________

Степень самостоятельности учащегося при разработке вопросов темы______________________________________________________________

Оценка работы руководителем_______________

Руководитель работы Лебедева Я.Г.

Зам. директора по УПР Стельмакова Р.И.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.